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07 Nov

Ponte al día con la facturación electrónica

in Bases de Datos, Inteligencia de negocios, Software

A raíz de los constantes cambios en las disposiciones fiscales se han detectado diferentes problemáticas dentro de las empresas al tratar de automatizar la administración y contabilidad dentro de la misma, se han detectado problemas tales como:

Falta de control en los flujos de efectivo.
Inventarios desactualizados por no poder afectarlos automáticamente con las facturas
Pagos recibidos que no se asignan a la cuenta de deudores.
Los receptores de facturas se niegan a pagarlas derivado de la incorrecta interpretación del cálculo de impuestos o su llenado
Dificultad de intercambio de información empresa-empresa, etc.

La autoridad nos presenta la facturación electrónica en versión 3.3 con carácter obligatorio a partir del 1 de diciembre de 2017 con la finalidad de disminuir el riesgo de cometer errores de captura y con ello reprocesos y correcciones, también para estandarizar la información, facilitando el proceso y análisis de la misma.

Los cambios principales cambios son:

– Incorpora 46 reglas de validación

– Incluye 17 catálogos

– 16 campos que incluyen formas de estructura

– Registro de descuento por concepto

– Verificación del RFC del receptor

– Incluye información del uso que el receptor le dará al comprobante

– No permite números Negativos

– No permite de manera parcial el registro de conceptos con valor 0

– Se eliminan 19 campos

– Elimina la información del domicilio del receptor

– Agrega nuevo complemento

Por todo esto nos ponemos a tus órdenes para ayudarte a actualizar tus bases de datos para facturación, implementar sistemas administrativos y contables, revisar la correcta emisión de CFDI, así como administrar la recepción de los mismos.

Algunas de las actividades en que podemos ayudarte son:

1.- Actualización de tu base de datos contable

2.- Creación y/o actualización de bases de datos de tu negocio en particular.

3.- Seleccionar un PAC (Proveedor de Facturación Electrónica Autorizado por el SAT) eficiente.

4.- Implementar o actualizar sistemas administrativos y/o contables en tu empresa

5.- Capacitación sobre los nuevos cambios al personal del negocio.

6.- Creación de aplicaciones a la medida para el control de procesos específicos en tu negocio.

7.- Establecer estrategias de crecimiento de acuerdo a análisis de tus datos.

Recuerda que nuestras soluciones van de acuerdo a las necesidades de cada uno de nuestros clientes, llámanos con gusto de atenderemos.

Mariel Aguilar

55 53 41 08 48

mariel@hcdsoluciones.com

08 Jun

La Mujer en los Negocios

by Mariel Aguilar

in Emprendedores, Mujer en los Negocios, Software

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Para poder escribir sobre el tema de este artículo decidí iniciar comentando mi experiencia en el mundo de los negocios, la cual es de casi 20 años en el de desarrollo de software de manera independiente, cabe señalar que cuando inicié el papel de la mujer en esta área prácticamente no existía. Por este motivo, me costó el doble de esfuerzo desarrollarme en un ámbito predominado por hombres, quienes generalmente en un inicio desconfiaban de mis capacidades, sólo por el hecho de ser mujer; sin embargo, en cuanto me daban la oportunidad de demostrar mi desempeño, logre comprobarles que tenía la misma capacidad profesional que cualquier otro Ingeniero. A tal grado llegaron a confiar en mis habilidades que, la mayoría de ellos, se hicieron mis clientes más fieles y amigos de toda la vida.

Conforme avancé en mi camino de empresaria en el desarrollo de software, descubrí que no estaba sola y que muchas otras mujeres del mismo modo se encontraban trabajando no sólo en la misma área, sino también en finanzas, electrónica, administración, etc. las cuáles se han ganado mi respeto y admiración, ya que con sus logros demuestran que somos tan o más capaces que muchos hombres.

Recientemente lo comprobé, debido a que tuve la oportunidad de participar en el encuentro Mujeres de Éxito y gratamente me di cuenta que las oportunidades para las mujeres son infinitas, no sólo en las áreas consideradas socialmente como “propias para la mujer”, sino en cualquier área en la que se desee incursionar.

Ejemplos de las capacidades que han demostrado las mujeres para el área de los negocios, son los programas impulsados por grandes empresas como AT&T y 3M, quienes han desarrollado proyectos como LABORATORIA, en el que capacitan a mujeres a programar páginas WEB, una fundación que se dedica a promover la creación de Ingenieras en Telecomunicaciones, una incubadora de empresas llamada Mujeres en Acción y otras acciones que promueven el desarrollo de mujeres científicas.

Por otra parte, es importante no dejar de mencionar que según estadísticas de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, tres de cada cinco PYMES en México están lideradas por una mujer.

Es así como puedo afirmar que actualmente México es el país de las grandes oportunidades para todo aquel que quiere desarrollarse y crecer, se puede observar claramente que actualmente las ideas de que en el área laboral la mujer tiene que luchar en contra de los hombres y el machismo, sólo existen en nuestros pensamientos y lo único que debemos hacer es eliminar esas nubes que no nos dejan ver el horizonte de posibilidades.

En conclusión, estoy convencida que el éxito de la mujer se basa en apoyar, promover y aprovechar la diversidad de género que actualmente permea en casi todas las áreas de nuestra sociedad, es decir, creer y valorar nuestras capacidades sin dejar de mirar y valorar las capacidades de los demás independientemente de su género … esa es la clave del éxito.

28 Mar

Crea cartas para tus clientes utilizando tu base de datos

by Mariel Aguilar

in Bases de Datos, Emprendedores, Software

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Como mencionamos en nuestro articulo “Beneficios de registrar la actividad de tu negocio“, generar una base de datos de las operaciones en la empresa, nos brinda muchas ventajas, hoy te mostraré una manera sencilla de aprovechar tu base de datos de clientes, utilizando como ejemplo la elaboración de una carta de agradecimiento en solo 7 pasos utilizando Microsoft Word y Microsoft Excel que empleas actualmente.

carta de agradecimiento

1.- Escribe la carta de agradecimiento que servirá de formato general para los clientes en Microsoft Word.

2.- Crea base de datos de destinatarios en Microsoft Excel, en este caso serán los datos principales de cada cliente, lo llamaremos “lista de agradecimientos.xlsx”

seleccion_archivo_base_datos

3.- Para combinar la correspondencia

En Microsoft Word selecciona el archivo donde se encuentran los datos de los clientes a quienes se enviará la carta a través de la sección de “Correspondencia” con el siguiente procedimiento:

>> Correspondencia

>> Seleccionar destinatarios

>> Usar lista existente

>> Seleccionar tu archivo

Microsoft Word te mostrará la siguiente ventana, donde buscarás el archivo creado anteriormente de “lista de agradecimientos.xlsx”

seleccion_hoja

4.- Selecciona la hoja donde se encuentra la base de datos, generalmente es la hoja 1 y haz clic en el botón de aceptar

5.- Coloca cada campo de la base de datos en el lugar correspondiente a través de la opción “Inserta campo combinado” con el siguiente procedimiento:

selecciona_campo

a) Selecciona la opción a sustituir

inserta_campo_combinado

b) Elige la opción “Insertar campo combinado”

selecciona_campo_combinado

c) Selecciona el campo que deseas sustituir en la palabra seleccionada y oprime el botón insertar.

Este proceso lo repetirás en cada dato que deseas que se actualice.

combinar

6.- Como último paso, selecciona la opción de “Finalizar y combinar” con las siguientes opciones:

>> Finalizar y combinar

>> Editar documentos individuales

En la ventana de finalizar selecciona si quieres combinar solo el primer registro o todos los registros

carta_personalizada

7.- Cuando hagas clic en el botón de “Aceptar”, obtendrás todas las cartas personalizadas para cada cliente

Esta herramienta es tan solo un ejemplo de las múltiples aplicaciones y funcionalidades que le puedes dar a tu base de datos, así como también una muestra de cómo puedes ir automatizando los procesos de tu negocio con acciones muy sencillas.

Si tienes alguna duda o comentario, comunícate, con gusto lo resolveremos.

16 Mar

Vende Mas. Herramientas que ayudan al vendedor

by Mariel Aguilar

in Business Intelligent, Software

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En nuestro artículo anterior donde analizamos que tipo de control requiero para mi negocio mencionamos los CRM y citábamos que, estas siglas provienen de su nombre en inglés que significan “Customer Relationship Manager” en español, “Administración de relaciones con el cliente” y mencionamos que los CRM son programas nos dan la oportunidad de crear un expediente muy particular de cada uno de nuestros clientes, mismos que después nos permite analizar las características de nuestro mercado y planificar estrategias de venta de acuerdo a los resultados de la información.

Con esta definición nos quedamos con la idea de que los sistemas CRM los pueden utilizar solo las empresas que tienen muchos clientes, muchos vendedores y mucha información; y no analizamos las actividades mismas de un vendedor independiente.

Sucede a menudo que pensamos que ser vendedor es una tarea fácil, que solo se requiere de ir a visitar personas, hablar de nuestro producto o servicio y , finalmente intercambiarlo por un pago y eso es todo, sin embargo, cuando empezamos con esta labor, sea porque es nuestro trabajo, porque es nuestro propio negocio o sea cual fuere la causa, nos damos cuenta que ser vendedor es toda una carrera, que al igual que en cualquier otra área del negocio, se requieren técnicas, procedimientos y control de información.

Toda esta información registrada naturalmente en el día conforme va sucediendo puede ayudar de manera increíble al vendedor para programar el siguiente día de trabajo, ya que compartiendo experiencias del día a día con otros vendedores, nos hemos encontrado historias como, “hago tantas propuestas a la semana que cuando el cliente me llama para aceptar el acuerdo, ya no sé qué fue lo que le ofrecí”, o “después del segundo o tercer mail que envío al prospecto se me pierde entre tantos correos y si el cliente no me llama, no vuelvo a saber de él”

Los CRM no es otra cosa que un software donde registramos el diario del vendedor, en el cual el vendedor registra todas las actividades del día como son:

1.- A quien visito para presentar su producto

2.- Que fue lo que el prospecto respondió

3.- Cual es el siguiente paso en la negociación

4.- Cuando volverá a contactarlo

5.- Cuando acordó llamarle o volverle a visitar a los prospectos

6.- Que fue lo que le vendí a ese cliente, cuál fue el precio y la forma de pago

7.- Que otros pagos recibió

8.- Si entrego el producto o tiene una fecha compromiso de entrega

9.- Si el cliente le intereso tu producto

10.- Que nuevas necesidades del cliente detecto el vendedor etc.

Al integrar la información diariamente el vendedor impulsara significativamente su productividad ya que fácilmente podrá obtener beneficios como:

Cuáles son las actividades pendientes a realizar con cada uno de tus clientes
Para cuando están programadas las actividades pendientes de los clientes
Directorio de contactos actualizado en todo momento
Ventas realizadas y proyecciones de ventas
Visión global e integral de la relación con el cliente.
Pagos realizados y pagos pendientes

En resumen, un CRM te facilita las principales tareas del vendedor, que son FIDELIZAR CLIENTES y CONSEGUIR CONSUMIDORES NUEVOS DE TU PRODUCTO O SERVICIO

Próximamente te platicaremos sobre nuestro CRM

Es un software tipo SAAS donde podrás manejar entre otras cosas:

Ventas, Inventarios y Prospectos	1.- Directorio de Contactos
	2.- Agenda diaria, semanal, mensual
	3.- Control del inventario del vendedor
	4.- Estado de cuenta por cliente, por producto y por empresa
	5.- Cobros pendientes
	6.- Creación y consulta de tu red de mercadeo
	7.- Estadísticas y análisis de información