Continuamente escuchamos hablar de programas, ERP, bases de datos, CRM, hojas de cálculo, etc., nos dicen que pueden ayudarnos a controlar nuestro negocio, nos recomiendan uno u otro de acuerdo de la experiencia del primo del amigo o a lo que han escuchado decir por ahí, sin embargo no hay un panorama claro que nos permita tomar este tipo de decisiones.
Pues bien, en este post daremos una descripción general de los diferentes tipos de software o programas de control de información que existen; sin olvidar que hay infinidad de ellos, mencionaremos los que a mi parecer son los más comunes en el mercado, buscando orientarte lo que tienes que analizar antes de decidir invertir en alguno de ellos.
Mi técnica personal comienza por plantear el problema con tres sencillas preguntas:
1.- ¿Qué quiero controlar?
2.- ¿Qué volumen de información maneja?
3.- ¿Cuántos personas utilizarán la información?
¿Qué quiero controlar?
Aquí podemos hablar de los procesos administrativos, la información y seguimiento a clientes, procesos de producción, distribución, control de calidad, suministros de productos, etc.
¿Qué volumen de información maneja?
El tamaño de nuestra empresa y el giro de la misma nos indica el tamaño del software que vamos a implementar de acuerdo al volumen de información generada.
¿Cuántas personas utilizarán la información?
Aquí nos referimos a las personas que van a estar directamente involucradas en la actualización y consulta del sistema, hablando desde el auxiliar de operación hasta la gerencia.
Una vez identificadas nuestras necesidades, analicemos las soluciones:
CRM.
Estas siglas provienen de su nombre en inglés que significan “Customer Relationship Manager” en español, “Administración de relaciones con el cliente” y justamente, estos programas nos dan la oportunidad de crear un expediente muy particular de cada uno de nuestros clientes, mismos que después nos permite analizar las características de nuestro mercado y planificar estrategias de venta de acuerdo a ello.
ERP Administrativo.
“Enterprise Resource Planning”, en español “Planificacion de recursos empresariales”, existen diferentes aplicaciones de este tipo, una de las más comúnes utilizadas en micro y pequeñas empresas son las que van dirigidas a la operación administrativa del negocio, su manejo gira alrededor de la contabilidad de la empresa, sobre todo en México.
ERP Operativ
o. Igual que el anterior se conoce como “Planificación de recursos empresariales”, solo que este tipo de aplicaciones giran en torno al proceso productivo del negocio, están enfocados a controlar las cadenas de suministro, producción, distribución, y almacenamiento del producto y de estos se derivan los controles administrativos de la empresa, son utilizados principalmente por empresas medianas y grandes.
Controles personalizados
. En este tipo describiremos a las herramientas que utilizamos cuando el volumen de información a controlar es pequeño, pueden realizarse en alguna hoja de cálculo como Excel o un manejador de base de datos casero como Access, funcionan de manera excelente si son creados totalmente adaptados a la necesidad, nos brindan un paso muy importante de organización y administración de la información que, cuando el volumen crezca, podrá adaptarse fácilmente a una plataforma de control de mayor tamaño como las ya mencionadas.
Sistemas de información a la medida.
Estas aplicaciones se generan partiendo de los procedimientos existentes dentro de la empresa, generalmente se aplican a casos muy especializados de procesos de producción, sin embargo existen muchos usuarios que al automatizar sus procesos administrativos, prefieren irse por esta vía debido a que seguirán utilizando la forma de trabajo y los puntos de control que al usuario le funcionan solo que de una manera más fácil y rápida.
BI.
Son las siglas de “Business Intelligent”, en español “Inteligencia de Negocios”, son herramientas creadas o implementadas para analizar la información generada en los sistemas anteriores que brindan un panorama completo y detallado de la situación de la empresa, te permiten detectar problemas de operación y visualizar oportunidades de manera oportuna, van enfocadas siempre a los niveles de toma de decisiones y existen diferentes niveles de análisis por lo cual diferentes herramientas para conseguirlo.
Una vez que conocemos las principales soluciones, podemos hacer la combinación que se adecue a la empresa de acuerdo a la “Personalidad del Negocio”, aquí algunos ejemplos:
En nuestros artículos posteriores te iremos platicando detalladamente cada una de estas soluciones para clarificar lo que abarcan cada uno de las soluciones. Es recomendable que te acerques a un especialista del área pero es mucho mas recomendable que antes de contratar algo verifiques si el software que vas a adquirir tiene soporte técnico en cualquier momento que lo requieras, tanto de operación como de mantenimiento de la aplicación.
Coméntanos si tienes alguna duda. Si deseas alguna asesoría personalizada, llámanos, con gusto te ayudaremos.
Mariel Aguilar
